Politique de confidentialité

Engagement en matière de confidentialité

Can-Ex Technologies s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de tous·tes ses client·es et employé·es dans le cadre de leurs activités commerciales. Cette politique de confidentialité vise à définir la collecte, l’utilisation et la communication de ces informations, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) au Québec ainsi qu’aux réglementations locales applicables à nos marchés.

Les renseignements personnels des client·es, des employé·es et des candidat·es à l’emploi sont traités de manière confidentielle par Can-Ex Technologies. Nous collectons, conservons et utilisons seulement les renseignements nécessaires dans le seul but de fournir les produits et services requis par les client·es et de gérer les besoins de nos employé·es et candidat·es à l’emploi.

Protection de l’information

Des mesures de protection physiques, administratives et techniques sont mises en place pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, en les protégeant contre tout accès non autorisé. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Nos employé·es respectent rigoureusement la confidentialité de vos informations. Nous nous engageons à maintenir un niveau élevé de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques pour sécuriser nos activités.

Afin d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous utilisons notamment les mesures suivantes :

• Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
• Gestion des accès avec autorisations spécifiques
• Logiciel de surveillance du réseau
• Utilisation d’identifiants et de mots de passe sécurisés
• Pare-feu pour renforcer la sécurité

Consentement

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, utilisation et communication conformément à la présente politique. Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé, conformément aux exigences des lois en vigueur. Nous nous engageons à obtenir votre consentement de manière distincte pour chaque finalité de traitement lorsque requis. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées à la fin de cette politique.

Ces scripts d’analyse et de profilage marketing sont bloqués par défaut pour les résidents canadiens et québécois, et ne s’activent qu’à la suite d’un consentement manifeste via notre gestionnaire de témoins (cookies). Pour nos visiteurs internationaux (incluant les États-Unis), ces outils s’activent conformément aux réglementations locales applicables, et les utilisateurs disposent d’un droit d’opposition (opt-out) via l’icône de gestion de consentement localisée en bas à gauche de notre site web.

Collecte et délais de conservation des renseignements personnels

Nous recueillons différentes informations personnelles, telles que vos coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone), des données d’identification et de vérification d’antécédents (copie de passeport, permis de conduire), des informations fournies par nos client·es ou pour leur compte, des informations liées à la facturation (adresse de facturation, informations bancaires, données de paiement), des préférences de communication et de marketing, des informations liées à l’utilisation de notre site web (données statistiques, témoins, etc.), des informations liées au recrutement (CV, antécédents professionnels et académiques), des informations historiques (anciens employeurs, titres de postes), ainsi que toute autre information personnelle que vous nous fournissez.

Les données mentionnées sont recueillies via les formulaires en ligne que vous remplissez sur notre site web, par échange de courriels, par notre plateforme de prise de rendez-vous (Microsoft Bookings) ou encore par notre plateforme de gestion de webinaire (Microsoft Teams). Par la suite, ces données peuvent être saisies dans nos bases de données à accès sécurisé.

Client·es

Nous recueillons différentes informations personnelles, telles que vos coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone), des informations fournies par nos client·es ou pour leur compte, des informations liées à la facturation (adresse de facturation, informations bancaires, données de paiement), des préférences de communication et de marketing, des informations liées à l’utilisation de notre site web (données statistiques, témoins, etc.), ainsi que des informations liées au recrutement (CV, antécédents professionnels et académiques).

Les renseignements personnels sont sauvegardés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés:

• Client·es et données d’affaires : Nous conservons les coordonnées de nos client·es, les informations liées à la facturation ainsi que les données techniques de leurs projets. La durée de conservation de ces données est limitée à la durée de notre relation d’affaires, augmentée d’une période de sept (7) ans suivant la fin du dernier projet ou de l’exercice financier visé. Cette période nous permet de respecter nos obligations fiscales légales et d’assurer le suivi historique et évolutif nécessaire à la gestion d’actifs d’infrastructure.
• Données de navigation (Marketing) : Les renseignements personnels recueillis auprès de prospects sont conservés pour une durée maximale de trois (3) ans à compter de notre dernier contact actif avec eux (tel que l’ouverture d’un courriel, une interaction sur notre site ou une demande d’information), à moins qu’ils n’en demandent la suppression ou le retrait avant ce délai.

Outils d’analyse, d’identification B2B et statistiques

Nous utilisons des outils d’analyse et d’identification sur nos sites web pour collecter, mesurer et présenter des données sur les visites effectuées via nos prestataires technologiques, notamment les services d’analyse et de publicité de Google, la suite Microsoft 365, HubSpot et RB2B. L’objectif est de mieux comprendre l’utilisation de nos plateformes et d’optimiser nos efforts de développement commercial.

Selon la zone géographique et les lois locales en vigueur, ces outils enregistrent notamment :

• Le nombre de visiteurs et visiteuses, et les pages consultées.
• La technologie et les sites référents.
• Pour les visiteurs professionnels (notamment en provenance des États-Unis), des données d’identification commerciale permettant d’associer la visite anonyme à une entité corporative ou à un profil professionnel public (ex. : LinkedIn).

Assistant conversationnel (intelligence artificielle)

Dans le cadre de nos activités, certains de nos sites web intègrent des assistants conversationnels propulsés par l’intelligence artificielle, des outils qui pourraient également être déployés sur nos autres plateformes à l’avenir. Ces outils sont conçus pour vous aider à identifier les services appropriés, répondre aux questions générales sur nos produits et à planifier un rendez-vous.

• Transparence et traitement automatisé : Si vous interagissez avec ces assistants, vous êtes informé·e que vos échanges sont traités par un système automatisé. Cet outil utilise un algorithme pour analyser vos réponses, qualifier votre besoin technique et vous orienter vers la ressource ou le service approprié.
• Renseignements pouvant être collectés : L’assistant peut recueillir vos coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone), votre code postal ainsi que la description de votre situation. Ces données sont traitées uniquement pour répondre à vos demandes directes de service.
• Vos droits concernant l’assistant : Vous disposez du droit de demander des précisions sur les paramètres logiques ayant mené à une recommandation automatisée. Vous pouvez également exiger qu’une personne physique révise toute décision automatisée qui aurait un impact significatif sur vous. Vous pouvez cesser d’utiliser l’assistant à tout moment et nous contacter directement par téléphone ou par courriel pour obtenir un soutien humain.
• Limites des assistants conversationnels : Ces outils ne conservent aucune information en mémoire d’une session à l’autre, ne peuvent créer de soumission permanente ou de contrat de façon autonome, et ne posent jamais de diagnostic d’ingénierie définitif.

Divulgation à des tiers et transferts hors Québec

Nous ne vendons, n’échangeons et ne transférons pas vos informations personnelles identifiables à des tiers, à l’exception des tierces parties de confiance qui nous aident à exploiter notre site web ou à mener nos affaires, tant que ces parties conviennent de garder ces informations confidentielles.

Certains de vos renseignements personnels sont traités ou stockés en dehors du Québec et/ou du Canada, notamment via nos prestataires technologiques (les services d’analyse et de publicité de Google tels que Google Analytics et Google Ads, la suite Microsoft 365, HubSpot et RB2B). Pour chaque outil technologique entraînant un transfert de renseignements personnels hors du territoire québécois, nous réalisons systématiquement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en amont de son déploiement, afin de nous assurer que le niveau de protection offert est équivalent à celui prévu par la législation québécoise.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels et présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à vous en aviser dans les meilleurs délais, conformément aux exigences des lois en vigueur. Nous tenons un registre de tout incident de confidentialité et notifions la Commission d’accès à l’information du Québec, lorsque requis par la loi.

Droits des utilisateurs et retrait du consentement

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos communications marketing par courriel en utilisant le lien de désabonnement inclus en bas de chaque envoi. De même, vous pouvez modifier vos préférences de témoins de navigation en appuyant sur l’icône de notre gestionnaire de consentement localisé en bas à gauche de notre site web.

Conformément aux exigences légales, vous bénéficiez des droits suivants :

• Accès et rectification : Consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et demander qu’ils soient corrigés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : Demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou exiger la désindexation de tout lien rattaché à votre nom donnant accès à ces renseignements.
• Portabilité : Demander à recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander leur transmission à un tiers désigné.
• Révision d’une décision automatisée : Demander des précisions sur les paramètres ayant mené à une décision prise par un système automatisé (incluant notre assistant conversationnel) et demander une révision humaine si celle-ci a un impact significatif sur vous.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez formuler votre demande par écrit à notre siège social :

Can-Explore
290-875, boul. Charest Ouest
Québec (Québec) G1N 2C9
418 871-0045, poste 109
infos@can-explore.com

Demandes et plaintes

Pour toute question ou plainte concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable officiel :

Antoine Chaîné
418 871-0045
infos@can-explore.com